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企业物资采购招标审计的常见问题及建议

浏览次数:1004    作者:肖洋    发布时间:2020-01-02 09:49:04    字号:        

引言:
招标方式在企业物资采购活动中的广泛运用,为提高采购质量,降低采购成本,促进廉政建设发挥了重要作用。但由于招标采购是一项融合技术、法律、经济等多方面知识的综合性工作,企业在采购过程中也产生了一些问题,加强招标方式下的物资采购监督,规范企业采购管理行为,帮助企业实现降本增效,是企业内审部门的重要职责。

一  招标采购中常见的问题

(一)招标前未充分开展市场调研

开展招标前的市场调研,目的是科学合理确定采购需求,了解市场供求状况,为编制采购方案、确定评审办法做好准备。审计发现一些采购项目未经充分市场调研,对拟采购标的物的功能、规格不清,材质、物理性能不明,招标文件中对采购需求的描述不明确,招标控制价的确定也缺乏佐证依据。

(二)评标人员的能力亟待提高

依法必须招标项目,评标委员会的组建和评委的产生执行《招标投标法》及其法律规范的规定。企业自愿采用招标方式的项目,评标委员会的组建和评委的产生方式按照企业采购管理规定执行。评委应具备熟悉国家招标采购的相关法律规定和企业的采购管理制度,并具有与采购业务相关的实践经验。鉴于多方面的原因,企业评标成员基本是从内部员工中产生,大部分对招标采购方面的法律规定和企业采购制度不熟悉,能力上有待提高。

(三)招标采购合同签订环节不规范

1、不按约定递交履约保证金签订合同

履约保证金是招标人为约束中标人履行合同义务要求其提供的担保,一般在收到中标通知书之后签订合同前按招标文件约定的方式交给招标人,招标人要求中标人递交履约保证金的,其行为为签订合同的前提条件。审计工作中发现,有的项目招标文件中明确约定了中标人应按中标金额提交一定比例的履约保证金,中标人的投标文件也已经进行承诺,但在合同审核时发现中标人并未递交履约保证金,就启动内部合同审核程序现象。

2、不按法定的时间签订合同

一些采购单位(部门)人员法律意识淡薄,错误认为已经产生了中标人,合同想什么时候签就什么时候签,不影响合同履行。加上有的代理机构工作不负责任,不及时提醒招标人按时发出中标通知书,也影响了合同的及时签订。

3、改变实质性条款订立合同

部分采购合同实质性条款不符合招标文件、中标人投标文件内容,具体表现在对合同金额、数量、供货期、款项支付方式和违约责任等实质性内容进行随意更改,这其中有经办部门不了解招投标法律规范规定的原因,也不排除通过变更合同实质性条款达到谋取个人私利的目的。

二 负面影响

(一)影响采购质量和采购效率

由于事前未充分进行市场调研,采购需求无法在招标文件中全面、明确描述,往往造成企业想采购的是A,但买到的却是C,造成物非所求现象。要么采购需求定的过高,不买对的,只买贵的,买来的东西很多功能用不上,造成浪费。有的事前没有对采购数量进行仔细测算,在合同履行过程中发现数量不够,追加的数量又超出采购管理规定比例只能重新立项,影响采购效率。在确定中标人后,不按照规定时间及时订立合同,采购周期被延长,造成采购效率低下。

(二)采购成本难以控制,存在舞弊风险

在缺乏有效市场调查材料基础上,招标控制价的合理性未免要打上问号。由于缺乏内部控制或未制定规范的程序和标准,需求部门在确定招标控制价时过于随意,在没弄清楚物资规格、材质、功能和售后服务等情况下,就将经销商的报价或网站上的挂牌价作为控制价,不但难以控制采购成本,而且价格的虚高容易为内外勾结,权力寻租等舞弊行为留下空间。

(三)法律风险

《招标投标法》第二条规定“在中华人民共和国境内进行招标投标活动,适用本法。”无论是依法必须招标还是自愿招标项目,一旦采用招标方式采购,招标人的行为就受到《招标投标法》及其法律规范的约束。文中提到的不按法定时间订立合同、改变招标文件及中标人投标文件实质性条款订立合同的行为,均涉嫌违反《招标投标法》的有关规定,存在承担民事赔偿责任和其他法律责任的风险。

三 改进建议

(一)完善内部控制制度

企业应充分认识到科学合理确定采购需求是加强采购源头管理的重要内容,尽快制定采购需求确认制度,将市场调研工作作为物资采购立项申请的前置程序和招标控制价确定的依据,同时明确具体操作流程和标准。对没有确认采购需求的项目,不得进入下一个采购环节。明确采购需求的确认为需求部门的职责,并对采购需求的完整、全面性负责,通过制度建设堵塞管理漏洞。

(二)加强招标采购人员培训工作

选择招标方式订立合同其缔约过程远比供求双方直接协商方式要复杂的多,招标过程涉及到大量的专业知识。企业应加强招标采购管理部门、监督部门及评标库成员的系统培训工作,强化法律意识和风险意识。通过制定长期培训规划,按年度有计划的组织实施,循序渐进,从招标采购理论、实务上进行全方位培训。同时创造良好的外部环境,对通过考试取得招标师证书的纳入专业技术职务评聘范围,提高薪酬待遇,增强员工学习主动性,逐步建立一支企业自己的招标采购专业队伍,不断提高企业招标采购管理工作规范水平。

(三)界定责任,严格追责

企业应按照物资采购招标工作环节涉及的部门和人员确定责任主体,对存在的问题根据职责分工分别对责任人进行追责。属于采购需求、合同订立与履行方面的问题应追究需求部门责任;属于不履行管理职责的追究管理部门的管理责任;对监督部门不作为、乱作为的应追究其监督责任;对评委违反规定评审的应追究其当事人的责任。要防止发现的问题反弹,关键是要严格问责追责,对违反规定的责任人必须依规处罚,不打折扣,让违纪违规者付出沉重代价,使制度真正成为“高压线”,保障企业招标采购工作规范运行。

 

来源:罗铁明  招标师在线   今日头条-九江新闻网、内审之友,由审计君整理发布。转载请注明以上信息。